Avec la crise actuelle du COVID-19, les exigences de distanciations sociales vous ont probablement fait découvrir les avantages et inconvénients du télétravail quotidien. Étant depuis plusieurs années une entreprise entièrement en télétravail, Will a eu l’opportunité d’entamer une réflexion d’équipe sur le sujet lors de la révision du guide des employés en 2019 afin de mieux préparer l’arrivée de nouveaux employés et collaborateurs. Plusieurs éléments se sont dégagés de nos échanges sur l’expérience du télétravail.
Les avantages
Tout d’abord, le télétravail permet de réduire les besoins en transport et en déplacements, ce qui crée une réduction de la congestion routière et des émissions de GES. C’est l’une des raisons principales qui motive WILL à privilégier ce mode de travail, puisque cela fait écho à notre engagement à lutter contre les changements climatiques en réduisant notre empreinte carbone.
Du côté des employés, le télétravail facilite grandement la conciliation travail-vie personnelle des employés en permettant une plus grande flexibilité d’horaire et moins de déplacements. Il est beaucoup moins compliqué d’aller chercher son enfant malade à l’école, d’accompagner un parent âgé à un rendez-vous médical ou de simplement se lever plus tard un matin gris. Le télétravail offre aussi plus d’opportunités aux personnes à mobilité réduite en leur permettant de travailler dans un milieu qui, par défaut, leur est physiquement accessible. De plus, comme l’emploi n’est pas dépendant d’une localisation géographique spécifique, les employés ont moins de contraintes sur leur choix de lieu de résidence. Un casse-tête de moins pour les gens qui doivent déménager, ou qui sont intéressés par le nomadisme numérique.
Du côté de l’entreprise, celle-ci a l’opportunité de trouver plus de candidats pour un poste en élargissant son bassin de recrutement et d’économiser en loyer ou en gardant un espace réduit, par exemple au sein d’un espace de co-travail.
Finalement, vous l’aurez sans doute deviné étant donnée les mesures imposées présentement à travers le monde, le télétravail favorise la distanciation sociale et permet d’éviter la contagion lors d’épidémies. La crise du COVID-19 est un exemple extrême, mais pensons en temps normal aux saisons de la gastro-entérite et de l’influenza.
Les inconvénients
Malgré sa grande popularité ces dernières années et sa pertinence en temps de crise comme celle que nous vivons, le télétravail présente aussi différents défis autant du point du vu travailleur que de l’entreprise.
Le sentiment d’isolement, qui en temps normal peut être difficile pour les personnalités sociables et extraverties et est un enjeu important dans le contexte de la crise du COVID-19, puisque qu’il n’est plus possible de socialiser en personne avec nos proches ou nos amis après la journée de travail.
Le manque de contact en personne peut aussi causer des difficultés pour développer l’esprit d’équipe et des relations cordiales avec les collègues. Les conversations spontanées autour de la machine à café se remplace mal en mode virtuel. De plus, la communication est un enjeu important en mode de travail conventionnel et le devient encore plus en télétravail. Parfois, ce qui serait un échange verbal spontané de 5 minutes dans un bureau conventionnel se transforme en 15 courriels et 5 appels .
L’auto-discipline de la part des membres de l’équipe est aussi un enjeu important. Bien qu’en télétravail il devient plus pertinent pour l’employeur d’évaluer les employés en fonction de leur rendement, la gestion du temps et des heures de travail peut poser problème à certains. D’un côté il peut être facile d’être distrait par des tâches non reliées au travail et procrastiner (par exemple en faisant du ménage) ou, à l’opposé, constamment travailler puisqu’il n’y a plus la notion de “rentrer à la maison” ou la possibilité de voir les collègues quitter le bureau. Pour les travailleurs choisissant des horaires plus atypiques, il est important de se rappeler que les collègues ne devraient pas être tenus de répondre aux demandes en-dehors des heures normales de travail. Ce dernier point devient particulièrement important en confinement, quand il peut être facile de travailler plus qu’à l’habitude, puisque rester à la maison limite nos loisirs.
Finalement, malgré la grande flexibilité des outils technologiques aujourd’hui disponibles, la question des pépins techniques demeure toujours présente, que ce soit en raison de l’utilisation d’équipement/logiciels non-standardisés ou de fiabilité des réseaux de télécommunication. De plus, le confinement a soudainement imposé le télétravail à beaucoup d’entre nous, en plus de fermer les écoles et garderies. Nous nous retrouvons donc avec l’enjeu de maisons qui ne sont pas toujours bien adaptées à du télétravail quotidien; tels que de jeunes enfants ou des colocataires en sous-vêtements qui font des apparitions surprises dans les vidéoconférences et des bureaux temporaires peu ergonomiques.
Le télétravail chez Will
Les membres de l’équipe de Will se sont entendus sur une variété de suggestions pour pallier aux limites du télétravail, qui nous espérons seront utiles à d’autres organisations souhaitant intégrer le télétravail à plus long terme dans leurs activités:
- Prévoir des rencontres en personne à l’occasion, établir une liste de lieux propices à des rencontres de travail (évidemment, ceci est à éviter dans la situation actuelle).
- Adopter différents outils de communications afin de prioriser et faciliter les échanges, par exemple l’utilisation d’un “chat” interne plutôt que des courriels pour les questions courtes et l’utilisation de logiciel de gestion de tâches en ligne tel qu’Asana.
- Bien former tous les employés et collaborateurs aux divers outils à leurs dispositions. Tous n’ont pas la même facilité avec les outils informatiques ou le même niveau de connaissance de la plateforme de travail utilisée par l’entreprise.
- Comme gestionnaire ou responsable des RH, poser des questions et être à l’écoute des employés sur les difficultés qu’ils pourraient avoir avec le télétravail, leurs besoins dans ce contexte ainsi que leurs suggestions.
- Et finalement, accepter que certaines communications ont besoins d’être “banales”; c’est-à-dire de discuter de sujet tel que l’actualité qui nous touche en début d’un courriel ou détailler les plans de sortie au chalet à la fin d’un appel-conférence est important pour apprendre à connaître et apprécier ses collègues!
Le dernier point est particulièrement important dans cette période de crise sanitaire, alors que les hospitalisations, le confinement et les nombreuses pertes d’emplois génèrent du stress chez plusieurs personnes. En discuter avec les collègues permet de sympathiser et “ventiler” avec des gens vivant possiblement des situations similaires.
Espérons que cette situation exceptionnelle nous permettra de réfléchir collectivement à nos façons de faire autant dans nos pratiques de travail, que dans ce que nous considérons comme essentiel et inévitable (pensons aux voyages en avion pour les vacances) et d’intégrer quand cela est possible, en sortie de crise sanitaire, certaines pratiques appliquées lors du confinement, tel que le télétravail.
L’équipe de Solutions Will vous souhaite un confinement serein!